10 lỗi thường gặp khi vận hành hệ thống quản lý ISO 9001

     Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 là 1 hệ thống cơ bản và tối ưu áp dụng phổ biến cho mọi loại hình doanh nghiệp và trên mọi lĩnh vực. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống quản lý này không phải luôn luôn suôn sẻ và thuận lợi. Nhiều doanh nghiệp khó khăn trong việc áp dụng hệ thống dù đã được đơn vị tư vấn xây dựng một cách bài bản.

Dưới đây là tổng hợp những lỗi sai phổ biến của các tổ chức, doanh nghiệp khi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Lỗi thứ nhất: Lãnh đạo cao nhất không bày tỏ cam kết thực hiện hệ thống ISO 9001. Việc ban lãnh đạo không tham gia áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ không cung cấp các nguồn lực và cơ chế để lên kế hoạch, kiểm soát, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và quy trình. Vì vậy Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 không thể duy trì được theo thời gian. Đây là điểm thiết yếu để ban lãnh đạo thể hiện rằng họ đặt vấn đề về chất lượng sản phẩm, sự cải tiến dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu.

Lỗi thứ hai: Không đào tạo nhân sự chủ chốt về ISO 9001. Việc các tổ chức đào tạo nhân sự chủ chốt (người có vai trò ra quyết định) trong ban ISO nhằm hiểu rõ về khái niệm ISO 9001 và các yêu cầu quan trọng của hệ thống này. Vì vậy, việc không biết hoặc không hiểu ISO 9001 có thể khiến các tổ chức mất phương hướng và không áp dụng đúng hệ thống tiêu chuẩn này.

Lỗi thứ ba: Không đào tạo tất cả đội ngũ nhân viên. Tất cả nhân viên đều phải được đào tạo về các khía cạnh quan trọng của chất lượng và quy trình làm việc. Mọi người đều phải hiểu được tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Lỗi thứ bốn: Làm cho hệ thống phức tạp. Hệ thống phải được thiếp lập một cách đơn giản và thực tế hơn, và nên tập trung vào kết quả và sự cải thiện, chứ không phải trên các tài liệu.

Lỗi thứ năm: Không sử dụng đúng quy trình hành động khắc phục. Các tổ chức cần dành thời gian để tìm hiểu các vấn đề mà họ đang gặp phải. Hầu hết các vấn đề đều có sự lặp lại, do đó sử dụng quy trình hành động khắc phục một cách chính xác sẽ làm giảm hoặc loại bỏ những vấn đề không đáng có.

Lỗi thứ sáu: Không xác định được mong muốn của khách hàng. Một trong những mục tiêu của ISO 9001 là cải thiện hoặc làm tăng sự hài lòng của khách hàng, và nếu các tổ chức không dành thời gian để lắng nghe khách hàng, họ sẽ không thể đạt được mục tiêu này. Thay vì những bài khảo sát dài và phức tạp các tổ chức nên có những câu hỏi có tính trọng tâm hơn, điều này sẽ cung cấp cho các tổ chức đủ thông tin để xác định và lên kế hoạch cho những thay đổi nhằm làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.

Lỗi thứ bảy: Quá vội vàng trong việc thực quá trình. Để xây dựng một hệ thống quản lý ISO 9001 vững chắc cần nhiều thời gian và công sức. Hãy thử thực hiện hệ thống trong một thời gian ngắn vì thứ nhất điều này sẽ không làm gián đoạn các quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thứ hai là các doanh nghiệp sẽ dựa vào tình hình kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và sau đó thiết lập kế hoạch để kiểm tra và cái thiện các công đoạn còn vướng mắc.

Lỗi thứ tám: Không có chuyên gia đánh giá nội bộ được được đào tạo và có kinh nghiệm. Trong nhiều trường hợp, chuyên gia đánh giá nội bộ được đào tạo và có kinh nghiệm cần thiết để phân biệt các chi tiết nhỏ từ những vấn đề lớn trong hệ thống này. Cần tập trung vào các vấn đề để giúp các tổ chức cải tiến các quy trình và hệ thống của mình.

Lỗi thứ chín: Tin rằng một khung quy trình áp dụng hệ thống chất lượng hoàn chỉnh sẽ phù hợp với mọi tổ chức. Nhưng mỗi tổ chức lại có sự khác nhau về cơ cấu hoạt động, do vậy các tổ chức cần phải tập trung vào bối cảnh cụ thể của họ để xây dựng và phát triển hệ thống quản lý.

Lỗi thứ mười: Quy trách nhiệm thực hiện cho một người. Việc áp dụng ISO 9001 là công việc của toàn bộ tổ chức. Mọi người cần tuân thủ thực hiện quy trình chất lượng vào công việc và hoạt động sản xuất của mình.

[AHEAD tổng hợp]