Thành công tích hợp Kaizen vào HTQL ISO 9001 và ISO 14001

I. Bối cảnh

Hiện nay, thế giới đang có sự chuyển mình về nhu cầu tiêu thụ hàng hóa trên thị trường, các mặt hàng xuất nhập khẩu từ các quốc gia trên thế giới có được thị trường khó tính này chấp nhận hay không trong quá trình hội nhập phụ thuộc vào chiến lược phát triển của từng doanh nghiệp, trong đó chất lượng sản phẩm luôn là những yếu tố quan trọng. Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, máy móc, công nghệ sản xuất dần thay thế con người trong những công việc khó khăn, năng suất lao động ngày càng cải thiện, chất lượng sản phẩm tăng cao. Tuy nhiên luôn tồn tại những nguy cơ rủi ro ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Vấn đề là các doanh nghiệp cần làm những gì để có thể quản lý giảm thiểu tác động đến chất lượng sản phẩm cũng như đáp ứng các yêu cầu cao của khách hàng.

Công ty CRC Solar Cell (CRC) hoạt động chính trong ngành: Sản xuất, gia công, kinh doanh tấm pin năng lượng mặt trời. Việc xây dựng thương hiệu “xanh” sẽ giúp doanh nghiệp đến gần khách hàng hơn, đồng thời mở rộng cơ hội để hợp tác với các đối tác nước ngoài. Xu hướng hiện nay là phát triển công nghiệp, kinh doanh, sản xuất phải đi cùng tiết kiệm điện năng, bảo vệ môi trường nên phát triển điện mặt trời cho doanh nghiệp trở thành xu thế tất yếu. Nếu được tận dụng tốt nhất, nó sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh, giúp doanh nghiệp bứt phá thị trường.

Hình 1. Hình ảnh công ty CRC Solar Cell

II.Lý do tham gia dự án

Thông qua dự án “Nhân rộng áp dụng các hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất chất lượng tiên tiến vào doanh nghiệp trong các khu công nghiệp phía Bắc”, Công ty CRC đặt kỳ vọng lớn sẽ hoàn chỉnh HTQL thống nhất đảm bảo được các yếu tố lớn trong hoạt động của công ty là chất lượng - môi trường. Công cụ Kaizen được ban lãnh đạo và nhóm tư vấn nhận định là một công cụ quan trọng cho việc vận hành HTQL tích hợp hiệu quả. Một ý nghĩa nữa được ban lãnh đạo ấp ủ trong mô hình này, Kaizen không chỉ là chương trình cải tiến, văn hóa cải tiến trong công ty mà sẽ là một hình thức lắng nghe ý kiến mọi người lao động, củng cố tinh thần đoàn kết trong công ty cùng nhau xây dựng một doanh nghiệp vững mạnh. Căn cứ vào các nguyên nhân kể trên, các chuyên gia tư vấn AHEAD đã phối hợp cùng ban lãnh đạo công ty chính thức ra quyết định thành lập ban chỉ đạo dự án là các thành viên ban ISO của công ty và thực hiện tuyên bố khởi động dự án cho toàn bộ CBCNV trong công ty nắm được, tạo động lực và quyết tâm cho quá trình triển khai.

Dưới đây là một số các kết quả sau khi áp dụng HTQL tích hợp ISO 9001, ISO 14001 và công cụ Kaizen tại CRC thành công. CRC là một trong những đơn vị tích cực chia sẻ các khó khăn cũng như kết quả đạt được, giúp các doanh nghiệp khác thuận lợi hơn khi triển khai trong tương lai.

III. Phương pháp triển khai

Theo đề xuất của Ban lãnh đạo công ty CRC, mô hình HTQL chất lượng - môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 kết hợp công cụ quản lý Kaizen sẽ được triển khai xây dựng và áp dụng cho các lĩnh vực hoạt động trọng yếu của Công ty là: Sản xuất, gia công, kinh doanh tấm pin năng lượng 

Chuyên gia tư vấn đã thống nhất với ban lãnh đạo nội dung chính của dự án được thực hiện thông qua 7 phần được mô tả theo hình 2.

IV. Hiệu quả tích cực và hạn chế của dự án

Việc áp dụng HTQL chất lượng - môi trường - an toàn sức khỏe nghề nghiệp kết hợp với công cụ Kaizen đã đem lại hiệu quả tích cực đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, đảm bảo các hoàn thành mục tiêu kinh doanh, đáp ứng yêu cầu khách hàng, tiêu chí về bảo vệ môi trường và giảm lãng phí trong sản xuất của Công ty CRC. Những nội dung đã đạt được trong dự án này:

- Đã xây dựng được văn hóa Kaizen, hệ thống quản lý tích hợp trong doanh nghiệp, nâng cao hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp và chất lượng sản phẩm 

- 100% cán bộ công nhân viên được đào tạo và nhận thức được tầm quan trọng của HTQL tích hợp để kiểm soát công việc hằng ngày. 

- Đã xây dựng thành công bộ tài liệu quy trình, các biểu mẫu các hướng dẫn quy định làm việc.

- Đã xác định, phân tích các khía cạnh môi trường có ý nghĩa, nhận diện mối nguy và kiểm soát rủi ro trong sản xuất từ đó đưa ra các biện pháp kiểm soát phù hợp.

- Xây dựng thành công hệ thống và được tổ chức chứng nhận đánh giá cấp chứng nhận giúp nâng cao uy tín và hình ảnh Công ty trong mắt khách hàng và đối tác.

- 4 ý tưởng Kaizen đã được đăng ký.

Mặc dù thời gian áp dụng chưa dài nhưng với sự quyết tâm cao từ ban lãnh đạo và góp sức của toàn bộ người lao động để thực hiện hoàn thành mục tiêu, kế hoạch đã đề ra. Công ty đã xuất sắc hoàn thành mục tiêu đề ra trong năm 2022 của doanh nghiệp, đã đạt được những chỉ tiêu cụ thể như sau:

Bảng 1. Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu dự án tại Công ty CRC

V. Các kinh nghiệm thực tế khi áp dụng HTQL ISO tích hợp và công cụ cải tiến

a) Bài học kinh nghiệm

Sau quá trình triển khai HTQL ISO tích hợp công cụ cải tiến Kaizen tại công ty CRC đã rút ra một số bài học kinh nghiệm sau:

Lợi thế

▪Đồng nhất trong quản lý sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm và khả năng truy xuất nguồn gốc dễ dàng hơn;

▪Nhân sự có chuyên môn nghiệp vụ cao, quá trình tiếp cận với nội dung bài giảng, triển khai thường nắm bắt nhanh, dễ dàng tiếp cận nhanh với việc áp dụng HTQL;

▪Có sự hiểu biết tốt về yêu cầu pháp luật liên quan tới ngành;

▪Công cụ Kaizen giúp giảm thiểu tối đa các lãng phí trong sản xuất, tăng hiệu quả sản xuất.

▪Lãnh đạo có cam kết cao trong việc bố trí nguồn lực như nhân sự, trang thiết bị sản xuất, môi trường làm việc an toàn, giúp nhân viên có động lực cao trong quá trình triển khai.

Khó khăn

▪CRC đang trong quá trình đồng bộ hóa lại các tài liệu, quá trình giữa các bộ phận theo yêu cầu của HTQL nên nhân sự chưa quen với việc giải quyết công việc theo quá trình, vẫn theo thói quen cũ. 

▪Cùng lúc trong quá trình triển khai dự án, CRC cũng đang thực hiện chuyển giao công nghệ, công ty cần bổ sung nguồn lực hợp lý để không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày;

▪Doanh nghiệp quy mô vừa, số lượng nhân sự đông, cần có các hoạt động kiểm soát, đào tạo, chặt chẽ hơn để quản lý tốt việc thực hiện ở từng nhân viên.

b) Đề xuất cải tiến và duy trì

HTQL chất lượng - môi trường đã và đang được triển khai tại tất cả các bộ phận phòng ban trong Công ty. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 cung cấp định hướng để giải quyết hòa hợp những vấn đề về tích hợp với hoạt động quản lý và sản xuất hằng ngày nhằm hướng tới sự phát triển bền vững. 

Một số kiến nghị nhóm chuyên gia tư vấn đề xuất CRC để giữ HTQL tích hợp ISO 9001, ISO 14001 kết hợp Kaizen hiệu quả và liên tục.

- Duy trì, cải tiến, hợp lý hóa các hệ thống quản lý tích hợp phù hợp các yêu cầu của pháp luật, các tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 các cam kết với khách hàng, nhà đầu tư và các bên liên quan, ngăn ngừa ô nhiễm bảo vệ môi trường cũng như các rủi ro trong sản xuất tại công ty.

- Xây dựng mục tiêu hàng năm và duy trì theo dõi đánh giá mức độ đáp ứng, hiệu quả đạt mục tiêu.

- Định kỳ rà soát, cập nhật, bổ sung các quy trình, biểu mẫu, các hướng dẫn công việc, phân tích nhu cầu mong đợi của các bên quan tâm, đánh giá tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến bảo vệ môi trường.

- Thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo tối thiểu 01 năm/lần để đảm bảo HTQL phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 và Kaizen.

- Công ty cần duy trì áp dụng công cụ Kaizen để hoàn thiện và tối ưu hoá hoạt động quản lý cũng như tạo nhiều cơ hội tiếp theo trong việc thu hút người lao động, uy tín với khách hàng.

- Khuyến khích các hoạt động phát triển, nâng cao việc xây dựng văn hóa Kaizen áp dụng vào hệ thống quản lý trong lĩnh vực hoạt động sản xuất của Công ty.

- Quy trình thực hiện Kaizen tham khảo:

Người lao động có ý tưởng Kaizen đăng ký ý tưởng Kaizen theo mẫu;

Phân xưởng xét công nhận ý tưởng Kaizen (một tháng 2 lần);

Bộ phận điều phối nhà máy rà soát và đề xuất Giám đốc công nhận và khen thưởng ý tưởng Kaizen;

Triển khai ý tưởng Kaizen: tùy theo nội dung ý tưởng mà bộ phận có ý tưởng tự triển khai hoặc phân công bộ phận khác triển khai;

- Các mức khen thưởng Kaizen tham khảo:

Kaizen loại 1: 100.000 đồng/ý tưởng;

Kaizen loại 2: 50.000 đồng/ý tưởng;

Cá nhân có 03 Kaizen trong tháng: 200.000 đồng

Tổ có tỷ lệ Kaizen được công nhận /số người: 50%: 500.000 đồng

Trên đây là một số kết quả thực tế trong quá trình áp dụng, AHEAD mong muốn lan toả tới các đơn vị đang và sẽ triển khai trong tương lai, vì một cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam lớn mạnh và phát triển.

_____________________________________

Liên hệ giải đáp miễn phí

Ms. Tuyết Anh - SĐT/Zalo: 

03 999 07801

0919442077

Văn phòng AHEAD:

Hà Nội: Số 18 Tam Trinh, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.

Đà Nẵng: 498 Bùi Trang Chước, Cẩm Lệ, Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: 8/29 Hoàng Hoa Thám, Phường 7, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh.