Các bước đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là việc rất cần thiết mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần nhằm đảm bảo doanh nghiệp tổ chức vận hành hệ thống quản lý chất lượng thành công.

1. Đánh giá nội bộ là gì?

Đánh giá nội bộ là sự xem xét độc lập và có hệ thống nhằm xác định xem các hoạt động và kết quả liên quan có đáp ứng được các qui định đã đề ra và các qui định này có được thực hiện một cách có hiệu quả và thích hợp để đạt được các mục tiêu hay không. Sự xem xét này được tổ chức và thực hiện tại các phòng ban trong nội bộ cơ quan.

Đánh giá nội bộ là hoạt động được tiến hành theo định kỳ trong một tổ chức dựa trên hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Thời gian đánh giá tùy thuộc vào tình hình thực tế và nhu cầu của doanh nghiệp. Kế hoạch đánh giá nội bộ có thể tiến hành theo một giai đoạn nhất định trong năm.

2. Mục đích đánh giá nội bộ là gì?

- Đánh giá nội bộ nhằm khẳng định thương hiệu, sự uy tín của doanh nghiệp cũng như sự tin tưởng với khách hàng, đối tác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó.

- Đánh giá nội bộ giúp duy trì sự nhận thức về tiêu chuẩn ISO trong doanh nghiệp.

- Đánh giá nội bộ còn giúp nâng cao chất lượng, đáp ứng được yêu cầu chung về tình hình sản xuất quy trình thực hiện sản xuất, quy mô hoạt động, chất lượng sản phẩm...

3. Các bước đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

Các doanh nghiệp, tổ chức có thể tham khảo các bước đánh giá nội bộ dưới đây. Cụ thể:

Bước 1: Lập Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001

­Trước khi đánh giá 1 tuần, đại diện lãnh đạo cần lập kế hoạch đánh giá và trình giám đôc phê duyệt. Gửi đến tất cả các bộ phận.

Chương trình đánh giá bao gồm:

- Phạm vi đánh giá

- Thời gian đánh giá

- Đoàn đánh giá (Trưởng đoàn đánh giá, đánh giá viên và quan sát viên)

- Yêu cầu về chuẩn mực đánh giá

Bước 2: Chuẩn bị đánh giá

Các thành viên đoàn đánh giá chuẩn bị đánh giá theo chương trình đánh giá:

­ - Xem xét tài liệu, các chuẩn mực.

­ - Đề nghị đơn vị được đánh giá chuẩn bị hồ sơ/ cung cấp tài liệu nếu cần.

­ - Chuẩn bị một số câu hỏi đánh giá theo Danh mục.

Các đơn vị được đánh giá:

- Phân công cán bộ làm việc với đoàn đánh giá. 

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để đánh giá. 

Bước 3: Thực hiện đánh giá

Đoàn đánh giá và các đơn vị liên quan thực hiện đánh giá:

­ - Họp khai mạc để thống nhất phạm vi, thời gian đánh giá. Trưởng đoàn đánh giá chủ trì, đoàn đánh giá và đại diện đơn vị được đánh giá. 

- ­Tiến hành đánh giá tại hiện trường. Đánh giá viên tiến hành đánh giá trong phạm vi đánh giá. Đại diện bên được đánh giá cung cấp tài liệu/hồ sơ và trả lời câu hỏi của đánh giá viên.

­- Đánh giá viên ghi chép các phát hiện đánh giá vào Phiếu ghi chép đánh giá theo bảng câu hỏi đánh giá.

­ - Xem xét kết quả đánh giá: Đoàn đánh giá họp và thống nhất về kết quả đánh giá.

­ - Lập báo cáo đánh giá, chỉ ra các sự không phù hợp, điểm lưu ý, kết luận về hiệu lực, hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng tại từng đơn vị và trong toàn công ty, đề xuất cải tiến.

­ - Các sự không phù hợp lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục.

­ - Ký xác nhận [Báo cáo đánh giá] và [Phiếu yêu cầu hành động khắc phục].

Bước 4: Thực hiện hành động khắc phục

Đơn vị có sự không phù hợp, Trưởng đơn vị và người liên quan:

- Xác định nguyên nhân sự không phù hợp.

- Đề xuất biện pháp khắc phục, phòng ngừa.

- Trình Giám đốc phê duyệt (nếu cần).

- Thực hiện hành động khắc phục.

- Lưu hồ sơ.

Bước 5: Kiểm tra hành động khắc phục

Đại diện lãnh dạo và người được chỉ định trong đoàn đánh giá kiểm tra kết quả hành động khắc phục phòng ngừa của đơn vị có sự không phù hợp.

Nếu không xử lý hết sự không phù hợp, lập phiếu yêu cầu khắc phục lần 2 hoặc lưu ý để đơn vị đó hoàn thiện (theo phiếu yêu cầu khắc phục)

Bước 6: Lưu hồ sơ

Đại diện lãnh đạo lưu hồ sơ đánh giá nội bộ.